Tematización: un truco de productividad para coaches de salud y bienestar en un mundo digital

Por Keren Alvarado

Incluso antes de que comenzara la era del trabajo desde casa, los coaches de salud y bienestar, los propietarios de pequeñas empresas experimentaron una creciente presión para mantenerse al día con el marketing digital y las comunicaciones de nuestro tiempo.

Cuanto más acceso tenemos a la tecnología avanzada, más parece que tenemos que estar en todas partes y hacerlo todo. Hace solo unas décadas, el marketing digital no existía. Los grandes especialistas en marketing comprenden que los métodos para llegar a los clientes siempre están cambiando, sin embargo, hoy ese cambio es más rápido, más difícil de aprender, mantenerse a la vanguardia y operar su negocio también.

La presión que sentimos para mantenernos al día está escrita en nuestros planificadores diarios; estamos por todas partes, cambiando de una tarea a otra sin un sistema. Si terminamos trabajando de esta manera, cambiando de tarea varias veces a lo largo del día, no nos estamos haciendo ningún favor.

Verás, el cambio de tareas exige el máximo de recursos de la parte más avanzada de nuestro cerebro. En la Enciclopedia de Neurociencia de 2009, los científicos explican: "... Se cree que la capacidad de cambiar de tarea requiere un procesamiento cognitivo extenso de alto nivel... el resultado conductual de este procesamiento es un costo de cambio sólido: un rendimiento más lento y más propenso a errores al cambiar de tarea, que al repetir tareas". 

Personalmente, lucho con el cambio de tareas y es obvio para mí cuando intento administrar múltiples objetivos y responsabilidades a lo largo del día. Literalmente puedo sentir el conflicto en mi cerebro cuando mi mente está trabajando en una zona y luego le pido que cambie a otra.

Entonces, ¿cómo podemos satisfacer las demandas de hacer crecer una empresa en un mundo digital, mientras reducimos el cambio de tareas?

La solución que he encontrado más útil se llama "Theming" o en español "Tematización".

La creación de temas es un truco de programación y productividad que mantiene tu cerebro trabajando en un flujo de operaciones similares a la vez.

Es una estructuración de tu calendario y flujos de trabajo en torno a conceptos, o temas, que te ayudan a administrar mejor tu tiempo, tareas, prioridades y objetivos, a lo largo del día, de la semana, del mes o incluso del año siguiente.

¿Cómo y por qué funciona la tematización?

Supongamos que estás trabajando en una publicación para redes sociales y de repente recuerdas una factura que debes pagar. Estás tentado a dejar de trabajar en la publicación e ir a pagar la factura antes de olvidarte.

Pero, ¿qué pasaría si uno de los días de la semana, digamos, todos los martes, fuera tu día administrativo (para cosas como gastos, pagar facturas, renovar cosas) y puedes poner esa factura en tu calendario para el próximo martes y simplemente olvidarte de ella y permanecer concentrado en la importante tarea en la que estás trabajando? No deberías tener una lucha mental cada vez que surge algo nuevo. Establece los días de tu semana y asígnales un tema en tu semana laboral".

Creo que todos podemos estar de acuerdo en que tratar de priorizar nuestras tareas cada semana o todos los días es agotador. Imagínate ahora que los lunes fueran temáticos para creación de contenidos, los martes fueran temáticos para tareas administrativas, los miércoles para cliente y así sucesivamente.

Estos temas diarios son como anclas mentales para cada día de la semana, esto simplificaría tu priorización, pasarías menos tiempo analizando tareas y enfatizando en qué trabajar hoy.

¿Cómo determiné mis temas?

A principios de este año, mi carga de trabajo estaba en su punto máximo. Necesitaba organizar mis responsabilidades y crear una nueva rutina de trabajo, así que sabía que era hora de definir los días de mi semana. Me sentí abrumada por todas las tareas aparentemente no relacionadas que se me requerían de forma recurrente.

Fue entonces cuando creé mi mapa mental que luego organicé en mi planificador de productividad que puedes descargar AQUÍ.

El siguiente es mi programa de temas hasta la fecha:

• Lunes | Tema: Administración y reuniones de equipo, responder correos y solicitudes.
• Martes | Tema: Redacción de contenido para mi audiencia (clases, emails, blog posts, textos, redes sociales)
• Miércoles | Tema: Clases (PPTs, descargables, grabaciones, edición, etc.)
• Jueves | Tema AM: Projecto #1. Tema PM: Proyecto #2
• Viernes | Tema: Creatividad, seguimiento con clientes.

Te comparto un ejemplo de como se ve en el planificador de productividad.

¿Están todas mis responsabilidades aquí? No. No queremos sobrecargarnos. Todo lo que es más urgente y recurrente es temático, pero todo lo demás será una segunda prioridad.

¿'Batching' o 'Teaming'?

Quizás hayas oído hablar del 'Batching', que es similar al 'Teaming', pero no necesariamente lo mismo. El 'Batching' es una estrategia para producir contenido por lotes o abordar un trabajo similar, en un cierto período de tiempo.

Por ejemplo, en lugar de revisar tu correo electrónico quince veces al día, es aconsejable "agrupar tu correo electrónico" en los intervalos de tiempo designados a lo largo del día. Esto no es necesariamente un tema a menos que se repita todas las semanas (como los lunes, miércoles y viernes) o a la misma hora todos los días. Este último se llama tematización horizontal, donde una tarea tiene lugar a la misma hora todos los días de la semana (de ahí la descripción horizontal).

Muchos coaches de salud y bienestar utilizan el procesamiento por lotes para crear publicaciones en redes sociales con anticipación, de modo que no se esfuercen por encontrar fotos e inspiración cada vez que necesitan publicar. ¿Lotes todas las semanas a la misma hora? Eso es tematización.

Recuerda esto:

• No se trata de todo o nada.
• Es posible que no lo cumplas todas las semanas.
• Puede que tengas que cambiarlo.
• Probablemente necesitarás experimentar.
• Empieza lentamente, poniendo la tematización solo un día. Luego agrega más.

Pruébalo tu mismo:

• ¿Cuáles son tus tareas recurrentes?
• ¿Cómo puedes clasificar tus tareas en temas similares?
• ¿Hay algún día de la semana que sea más predecible que otros? Empieza por ahí.

Tu cerebro necesita anclas. Cuando creas temas, como el día X se trata de Y, anclas tu cerebro a prioridades reales y ya no te despiertas preguntándote: ¿En qué debería trabajar hoy?